Ostotilaus - määritelmä, edut, miten toimittajat käyttävät tuottajaorganisaatioita

Ostotilaus on kaupallinen lähdeasiakirja Lähdeasiakirjat Yrityksen rahoitustapahtumien paperimallia kutsutaan kirjanpidossa lähtöasiakirjoiksi. Riippumatta siitä, onko sekit kirjoitettu maksettavaksi, myyntitodistukset kuittien tuottamiseksi, toimittajat lähettävät laskut tai lasketaan työajat työntekijän tuntilomakkeelle - kaikki vastaavat asiakirjat ovat lähtöasiakirjoja. jonka antaa yrityksen osto-osasto, kun hän tekee tilauksen toimittajilleen. Asiakirjassa ilmoitetaan ostettavien tuotteiden yksityiskohdat, kuten tavaratyypit, määrä ja hinta. Yksinkertaisesti sanottuna se on ostajan laatima sopimus ostaessaan tavaroita myyjältä.

Ostotilaus

Vaiheet tilauksessa

1. Ostaja luo ostopyynnön

Ennen ostotilauksen lähettämistä toimittajalle ensimmäinen vaihe on luoda ostopyyntö. Tämä on asiakirja, joka on annettu yrityksen sisällä osto-osastolle tilattujen tavaroiden seurantaa varten.

Ostohakemus auttaa myös yritystä pitämään kirjaa kuluistaan. Kulut Kustannukset ovat eräänlainen menoerä, joka virtaa tuloslaskelmassa ja joka vähennetään tuloista nettotulojen saavuttamiseksi. Suoriteperusteisen kirjanpidon vuoksi kulut kirjataan niiden syntymishetkellä, ei välttämättä silloin, kun niistä maksetaan. . Myyntituote luodaan vasta, kun valtuutettu johtaja on hyväksynyt ostopyynnön.

2. Ostaja luo ostotilauksen

Kun ostettavat tavarat on sovittu, ostotilaus luodaan. PO ilmoittaa tilauksen päivämäärän, FOB shipping information Freight on board (FOB) Freight on board (FOB), jota kutsutaan myös nimellä Free on board, on kansainvälinen kauppaoikeuden termi, jonka on julkaissut Kansainvälinen kauppakamari (ICC). , alennusehdot, ostajan ja myyjän nimet, ostettavien tavaroiden kuvaus, tuotenumero, hinta, määrä ja tuotenumero.

PO-numero on yksilöllinen numero, joka liittyy tiettyyn järjestykseen. Sillä on kaksi tarkoitusta. Yksi on varmistaa, että tilatut tavarat vastaavat vastaanotettuja tuotteita. Toiseksi ostotilausnumero sovitetaan laskuun sen varmistamiseksi, että ostajalta veloitetaan oikea summa tavaroista.

3. Myyjä hyväksyy (tai hylkää) ostotilauksen

Ostotilauksen alaosassa on katkoviiva, jolla myyjän valtuutettu johtaja voi allekirjoittaa tilauksen. Myyntituote sisältää kaikki yksityiskohdat tapahtumasta ja siitä, mitä ostaja odottaa saavansa. Kun myyjä on saanut myyntituotteen, hänellä on oikeus joko hyväksyä tai hylätä asiakirja. Kun tuottajaorganisaatio hyväksytään, siitä tulee kuitenkin oikeudellisesti sitova sopimus molemmille osapuolille.

4. Ostaja tallentaa ostotilauksen

Kun tilaus on tehty, ostotilaus on edelleen auki. Avoin ostotilaus on myyntipiste, johon tilaus tehdään, mutta tavaroita ei ole vielä vastaanotettu, tai se voi tarkoittaa, että vain osa tilauksesta on vastaanotettu. Joko niin, se tarkoittaa, että tavaroiden toimitus ei ole täydellinen.

Ostotilausten edut

1. Välttää päällekkäisiä tilauksia

Ostotilaukset tuovat yritykselle useita etuja. Tärkeintä on, että se auttaa välttämään päällekkäisiä tilauksia. Kun yritys päättää laajentaa liiketoimintaansa, tuottajaorganisaatiot voivat auttaa seuraamaan mitä ja keneltä on tilattu.

Lisäksi kun ostaja tilaa samanlaisia ​​tuotteita, laskujen yhteensovittaminen voi olla vaikeaa. PO toimii maksettavien laskujen sekkinä.

2. Seuraa saapuvia tilauksia

Lisäksi tuottajaorganisaatiot auttavat seuraamaan saapuvia tilauksia, ja hyvin järjestetty ostotilausjärjestelmä voi auttaa yksinkertaistamaan varastoja. Inventory Inventory on taseessa oleva vaihtotase, joka sisältää kaikki raaka-aineet, keskeneräiset ja keskeneräiset tuotteet. yrityksen kertyneet valmiit tuotteet. Sitä pidetään usein epälikvidimpänä kaikista lyhytaikaisista varoista - joten se suljetaan pois osoittajan pika-laskennassa. ja toimitusprosessi.

3. Toimii oikeudellisina asiakirjoina

Ostotilaukset ovat oikeudellisia asiakirjoja ja auttavat välttämään tulevia kauppaa koskevia riitoja.

Kuinka toimittaja käyttää ostotilausta?

Ostotilauksilla on tärkeä rooli varastonhallintaprosessissa. Kun toimittaja saa tuotetilauksen, hän ottaa tuotetiedossa luetellut tuotteet varastostaan. Tuottajaorganisaatio auttaa pitämään kirjaa varastosta ja tunnistamaan mahdolliset ristiriidat rekistereissä esitettyjen arvojen ja varaston välillä.

Lisäksi toimittaja tarvitsee myyntiliikkeen, jotta se täyttää tilauksen oikein. Toimittaja veloittaa ostajalta myös myyntihankkeessa sovittujen maksuehtojen perusteella.

P urchase-tilaus vs. lasku

Ostotilaus on ostajan tuottama asiakirja, jonka tarkoituksena on tilata tavaroita toimittajalta. lasku, toisaalta, tuottaa tavarantoimittaja ja osoittaa, kuinka paljon ostajan on maksettava toimittajalta ostetuista tavaroista. Myyntisopimus on myyntisopimus, kun taas lasku on myynnin vahvistus.

P urchase-tilaus vs. myyntitilaus

Vaikka ostotilaus osoittaa, mitkä tavarat tilattiin toimittajalta, Myyntitilaus toimittaja tuottaa ja lähettää ostajalle. Se tarkoittaa myynnin vahvistamista tai hyväksymistä. Nykyään PO-prosessi ei ole enää paperipohjainen, ja ostaja lähettää tavarantoimittajilleen yleensä sähköisen myyntipisteen. Tämä tehdään käyttämällä ERP-ohjelmiston PO-moduulia. Se auttaa nopeuttamaan ostoprosessia ja vähentämään virheiden mahdollisuutta.

Lisää resursseja

Rahoitus on virallinen rahoitusmallinnus- ja arvostusanalyytikon (FMVA) ™ FMVA® -sertifiointi. Liity 350 600+ opiskelijaan, jotka työskentelevät Amazonin, J.P.Morganin ja Ferrarin sertifiointiohjelmissa.

Jotta voisit oppia ja kehittää taloudellisen analyysin tietosi, suosittelemme alla olevia lisärahoitusresursseja:

  • Luottomyynti Luottomyynti Luottomyynnillä tarkoitetaan myyntiä, jossa velkasumma maksetaan myöhemmin. Toisin sanoen luottomyynti on sellaisten asiakkaiden tekemiä ostoksia, jotka eivät suorita maksua kokonaisuudessaan käteisenä ostohetkellä.
  • Myynti- ja keräysjakso Myynti- ja keräysjakso Myynti- ja keräysjakso, joka tunnetaan myös nimellä tulo-, saamis- ja kuitti (RRR) -sykli, koostuu erilaisista tapahtumaluokista. Myyntitapahtumaluokat ovat tyypillisiä päiväkirjamerkintöjä, jotka veloittavat myyntisaamiset ja luottotuotot sekä veloittavat kassat ja luottotilit
  • Myynti- ja ostosopimus Myyjän edustussopimus Myyjän edustussopimus, joka tunnetaan myös nimellä listautumissopimus, on kiinteistöjen myyjän ja välitysyrityksen välinen sopimus, joka tarjoaa yksityiskohtaista tietoa myydystä kiinteistöstä. Se muodostaa perustan myyjän ja ostajan välisille neuvotteluille edustajan välityksellä.
  • Kauppa Luotto Kauppa Luotto Kauppa luotto on keskinäistä liiketoimintaa harjoittavien edustajien välinen sopimus tai yhteisymmärrys, joka mahdollistaa tavaroiden ja palvelujen vaihdon

Uusimmat viestit