Projektinhallintaan liittyy useita puolia, joiden toteutus ja seuranta voivat olla melko aikaa vieviä. Siksi on ratkaisevan tärkeää projektipäälliköille Tietotyöntekijät Termin "tietotyöntekijä" keksi ensimmäisen kerran Peter Drucker kirjassaan The Landmarks of Tomorrow (1959). Drucker määritteli osaamistyöntekijät korkeatasoisiksi tunnistamaan mahdollisuuksia, jotka auttavat lisäämään tehokkuutta ja laatua. Yksi käytettävä strategia on RAID, joka tarkoittaa Risks, Aoletukset, Minäja Dependencies. RAID-loki on tehokas projektinhallintatyökalu, jonka tarkoituksena on keskittää ja yksinkertaistaa projektitietojen keräämistä, seurantaa ja seurantaa. Lue lisää RAID-lokista projektien hallinnassa.
RAID: n riskit ja ongelmat
Riskit Systemaattinen riski Systemaattinen riski on osa kokonaisriskiä, jonka aiheuttavat tekijät, jotka eivät ole tietyn yrityksen tai yksittäisen henkilön hallinnassa. Systemaattinen riski johtuu organisaation ulkopuolisista tekijöistä. Kaikki sijoitukset tai arvopaperit ovat järjestelmällisen riskin alaisia, joten se on hajauttamaton riski. ovat tulevaisuuden epävarmuustekijöitä, jotka voivat vaikuttaa hankkeeseen negatiivisesti. Projektipäällikön tulisi ottaa käyttöön toimenpiteitä, jotka auttavat käsittelemään matkan varrella mahdollisesti esiintyviä riskejä. Riskiin liittyviin tehtäviin kuuluu riskien tunnistaminen, luokittelu, riskien arviointi ja riskienhallintasuunnitelmien laatiminen Kriisinhallinta Kriisinhallinta sisältää kriisien käsittelyn tavalla, joka minimoi vahingot ja antaa organisaation nopean toipumisen. . Jotta projekti sujuisi sujuvasti, riskien tulisi olla mahdollisimman vähän.
On myös tärkeää, että riskit tunnistetaan varhaisessa vaiheessa, ennen kuin ne etenevät vakaviin ongelmiin, jotka voivat aiheuttaa koko projektin epäonnistumisen. Jotkut riskeistä ja ongelmista, joita voi tulla esiin, ovat:
1. Resurssien saatavuus
Ehkä suurin projektipäälliköiden huoli on, saavatko he tarvitsemansa resurssit koko projektin ajan. Asianmukaisella suunnittelulla projektipäällikkö voi taata, että resurssit eivät loppu projektin puolivälissä. Resurssien saatavuuden lisäksi on myös otettava huomioon resurssien jatkuvuus. Yksinkertaisesti sanottuna tämän on tarkoitus varmistaa, että samat resurssit ovat käytettävissä koko projektin ajan. Resurssien korvaaminen keskellä projektia voi maksaa huomattavasti aikaa ja rahaa.
2. Markkinariski
Toinen epävarmuus, joka on otettava huomioon, on markkinariski. Yksinkertaisesti sanottuna, tämä on vaikutus projektiin, joka voi johtua muutoksista, jotka tuodaan markkinoille. Tarkastellaan esimerkiksi alaa, jossa teknologiset innovaatiot tapahtuvat nopeasti ja tapahtuvat usein. Jotta projektit menestyvät tällaisessa ympäristössä, ne on saatettava päätökseen ajoissa, ennen kuin ne tehdään vanhentuneiksi.
3. Sujuvuus
Projektipäälliköiden on myös arvioitava, ovatko organisaatiot, joissa he työskentelevät, sujuvasti. Esimerkiksi, muuttavatko projektin omistajat mielensä? Esitteletkö tuotteesi nopeasti muuttuvilla markkinoilla? Jos näin on, projektipäällikön tulee olla riittävän joustava sopeutumaan jatkuvasti muuttuviin olosuhteisiin.
4. Sääntely
Osavaltiossa sovellettavat lait voivat myös aiheuttaa riskejä projektillesi. Joten ennen kaikkea projektipäälliköiden tulisi tutustua alaansa sovellettaviin lakeihin, jotta vältetään rikkomasta niitä tietämättään. Heidän on myös tarkistettava yritysrakenteet Yritysrakenne Yritysrakenne viittaa eri osastojen tai liiketoimintayksiköiden organisointiin yrityksen sisällä. Riippuen yrityksen tavoitteista ja toimialasta, jonka sidosryhmät hyväksyvät. Näin he voivat varmistaa, että tietyn pelaajan toimet eivät vaaranna koko projektia.
Projektin riippuvuudet
Riippuvuuksia on kaksi päätyyppiä - lähtevä ja saapuva. Lähtevä tarkoittaa, että projekti riippuu yhdestä toiminnasta, jonka tietty tiimi suorittaa, siirtyäkseen toiseen tehtävään tai tuottamaan tuloksia. Päinvastoin, saapuva tarkoittaa sitä, että muut osapuolet luottavat tiettyyn joukkueeseen tehtävän suorittamisessa ennen kuin ne tuottavat tuloksia. Esimerkki lähtevästä riippuvuudesta on se, että joudutaan odottamaan, että lakiasiainosasto tarkistaa ja hyväksyy tietyn asiakirjan ennen kuin hän saa tehdä muutoksia järjestelmään.
Hyvä ymmärrys riippuvuuksista auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmat niiden alkuvaiheessa. Muita esimerkkejä riippuvuuksista ovat:
- Järjestelmän omistajan, joka tarvitsee suorittaa koodauksen muutokset, ennen kuin toinen henkilö voi suorittaa päästä päähän -testauksen
- Kun kiinteistövastaavien on hyväksyttävä rakennussuunnitelmat ennen rakennushankkeiden aloittamista
Projektin oletukset
Ihmiset tekevät paljon oletuksia tehdessään tiettyä projektia. Se tapahtuu yleisimmin projektin alkuvaiheessa. Yksi asia, jota sinun ei pidä unohtaa tehdä, on dokumentoida nämä oletukset virallisesti. Tällä tavoin, jos riitoja ilmenee myöhemmin, sidosryhmät voivat aina viitata hienoon tekstiin.
RAID-loki
Nyt kun olemme perehtyneet siihen, mitä RAID-lyhenne tarkoittaa, seuraava asia on tarkastella RAID-lokia. Loki on yksinkertaisesti luettelo kaikista riskeistä, oletuksista, riippuvuuksista ja ongelmista. Se otetaan käyttöön hankkeen aloitusvaiheessa, jossa sitä käytetään tärkeiden elementtien sieppaamiseen. Hyökkäysloki tarkentuu projektin edetessä.
RAID-loki korostaa kunkin tekijän erikseen. Tässä ovat pääelementit, jotka on lueteltu lokin jokaisessa osassa.
1. Riskit ja ongelmat -osio
Riskien ja ongelmien osa sisältää:
- Erillinen tunniste helpottaa viittaamista
- Päivämäärä, jolloin tietty kohde kirjataan
- Yhteenveto avainkysymyksestä tai riskistä
- Yksityiskohtainen kuvaus asiasta tai riskistä
- Vaikutukset, joita voi syntyä, jos riskistä kehittyy asia. Onko vaikutus todennäköisesti suuri, pieni tai keskivaikea?
- Riskien todennäköisyys tai todennäköisyys
Jokainen riski ja asia tarvitsevat lieventämissuunnitelman. On olemassa useita tapoja lieventää riskejä, kuten ilmoittaa johtajalle asiasta tai riskistä, hyväksyä riski ja tunnustaa, ettei siihen voi tehdä mitään, tai ryhtyä tarvittaviin toimiin riskin poistamiseksi.
2. Riippuvuudet-osio
Asianomaisten osapuolten on aina sovittava riippuvuuksista. Tämä tarkoittaa, että projektipäällikkö ei voi asettaa sidosryhmää vastuuseen asiasta, johon hän ei suostunut. RAID-lokin riippuvuusosio korostaa:
- Erillinen ja peräkkäinen indikaattori helppoon viittaamiseen
- Päivämäärä, jolloin ongelma kirjataan
- Määritys siitä, onko riippuvuus saapuva vai lähtevä
- Yksityiskohtainen kuvaus riippuvuudesta
- Yhteenveto riippuvuudesta
- Tarkka päivämäärä, jolloin riippuvuus toimitetaan
- Osapuolet, jotka suostuvat riippuvuuteen
- Kommentit - Kaikki kommentit on lueteltu lokissa. Jokaisen kommentin edessä on oltava kommentin antaneen henkilön päivämäärä ja nimi.
3. Oletukset-osio
On tärkeää dokumentoida aina projektin aikana syntyneet oletukset. Se auttaa estämään väärän viestinnän ja mahdolliset konfliktit. Oletukset ovat hyödyllisiä projektin alkaessa. Oletukset-osiossa korostetaan:
- Erillinen ja peräkkäinen indikaattori helppoon viittaamiseen
- Päivämäärä, jolloin kohde kirjataan
- Yhteenveto oletuksista
- Yksityiskohtainen kuvaus oletuksista
- Tila - ovatko tuotteet aivan uusia, keskeneräisiä vai suljettuja?
- Sidosryhmät kuulivat olettamuksia esittäessään
Bottom Line
RAID-loki on välttämätön viestintäväline projektipäälliköille. Sen lisäksi, että se on helppo seurata toimintaa, se on myös avain kaikkien sidosryhmien pitämisessä ajan tasalla. RAID-loki on päivitettävä aika ajoin, jotta se olisi tarkka, ajan tasalla ja tehokas.
Liittyvät lukemat
Finance on maailmanlaajuisen rahoitusmallinnus- ja arvostusanalyytikon (FMVA) ™ virallinen toimittaja. FMVA®-sertifiointi Liity yli 350 600 opiskelijaan, jotka työskentelevät Amazonin, JP Morganin ja Ferrarin sertifiointiohjelmissa, joka on suunniteltu auttamaan kaikkia tulemaan maailmanluokan rahoitusanalyytikoiksi. . Alla olevista lisärahoitusresursseista on hyötyä oppimisen ja urasi etenemisen kannalta:
- Tietoesitysten opas Tietojen esittelyanalyytikot ilmoittavat taloudellisen analyysin tuotoksesta johdolle, sijoittajille ja liikekumppaneille. Tämä edellyttää keskittymistä pääkohtiin, tosiasioihin
- Projektibudjetin malli Projektibudjetin malli Tässä projektibudjetin mallissa on työkalu yhteenvetoon projektin kustannusbudjetista. Projektibudjetti on työkalu, jota projektipäälliköt käyttävät arvioidakseen projektin kokonaiskustannukset. Projektibudjetin malli sisältää yksityiskohtaisen arvion kaikista kustannuksista, jotka todennäköisesti aiheutuvat ennen projektin täydentämistä
- Markkinariskipreemio Markkinariskipreemia Markkinariskipreemio on lisätuotto, jonka sijoittaja odottaa pitävänsä riskialtista markkinaportfoliota riskittömien omaisuuserien sijaan.
- Systeemiriski Systeemiriski Systeemiriski voidaan määritellä riskiksi, joka liittyy yrityksen, teollisuuden, rahoituslaitoksen tai koko talouden romahtamiseen tai epäonnistumiseen. Se on rahoitusjärjestelmän suuren epäonnistumisen riski, jolloin kriisi tapahtuu, kun pääoman tarjoajat menettävät luottamuksen pääoman käyttäjiin
