Maksujen kirjaamista kirjanpitoon voidaan muuten kutsua "ostovelvoitteeksi", mikä tarkoittaa tietyn yrityksen velkaa yrityksille tai toimittajille tuotteista tai palveluista. Lisäksi ostovelat näkyvät taseessa Tase on yksi kolmesta perustilinpäätöksestä. Nämä lausunnot ovat avainasemassa sekä taloudellisessa mallinnuksessa että kirjanpidossa. Tase näyttää yrityksen taseen loppusumman ja sen, miten nämä varat rahoitetaan joko velalla tai omalla pääomalla. Varat = Velat + oma pääoma, erityisesti lyhytaikaisten velkojen osiossa, ja sisältää kaikki maksettavat erät.
Esimerkiksi yrityksen, joka on juuri ostanut toimistotarvikkeet yritykseltä B ja saanut 500 dollarin laskun, on merkittävä summa kirjattavaksi ja maksettava se eräpäivänä tai ennen eräpäivän välttämistä.
Ostovelat vs. saamiset
Ostovelat ja saamiset käsitteet eroavat ehdottomasti toisistaan. Ostovelat Ostovelat Ostovelat ovat velkoja, jotka syntyvät, kun organisaatio vastaanottaa tavaroita tai palveluja toimittajiltaan luottona. Ostovelat maksetaan takaisin vuoden kuluessa tai yhden toimintajakson aikana (kumpi on pidempi). AP: tä pidetään yhtenä likvidimpien lyhytaikaisten velkojen muodosta, toisaalta se viittaa siihen, kuinka paljon yritys on velkaa toiselle yritykselle ostettavien tavaroiden ja palveluiden maksamisesta. Yksi avainsana on "luotto", mikä tarkoittaa, että tavarat hankittiin ensin, ja maksu seuraa.
Myyntisaamiset Myyntisaamiset Myyntisaamiset (AR) edustavat yrityksen luottomyyntiä, jota sen asiakkaat eivät ole vielä maksaneet kokonaan, taseen lyhytaikainen omaisuus. Yritykset antavat asiakkaidensa maksaa maksaa kohtuullisella, pitkällä aikavälillä, edellyttäen, että ehdoista on sovittu. , toisaalta, on päinvastainen, koska se on rahamäärä, jonka yritys voi kerätä toiselta yritykseltä myydessään tuotteitaan tai palveluitaan heille. Siksi voimme sanoa, että ensimmäinen on velka, kun taas toinen on omaisuus.
Esimerkki maksun kirjaamisesta kirjanpitoon
Oletetaan, että yritys nimeltä Bags Unlimited myi 100 nailonpussia yritykselle B, ja molemmat yritykset sopivat tietystä maksupäivästä. Nyt Bags Unlimited lähettää laskun Lähdeasiakirjat Yrityksen rahoitustapahtumien paperipolkuja kutsutaan kirjanpidossa lähdeasiakirjoiksi. Riippumatta siitä, onko sekit kirjoitettu maksettavaksi, myyntitodistukset kuittien tuottamiseksi, toimittajat lähettävät laskut tai lasketaan työajat työntekijän tuntilomakkeelle - kaikki vastaavat asiakirjat ovat lähtöasiakirjoja. ja kirjoittaa eräpäivän 15. joulukuuta, molempien osapuolten sopimalla tavalla. Se kirjaa tapahtuman myyntisaamisiinsa, kun taas yritys B kirjaa sen ostovelkoihin.
Onko ostovelat veloitus vai hyvitys?
Tämä on yksi hankalista kysymyksistä ostoveloista. Ostovelat katsotaan velkoiksi, koska niihin liittyy tavaroiden ostoa luotolla, mikä tarkoittaa, että sen tulisi pitää luottotase. Luottotase edustaa kokonaissummaa, jonka yritys on velkaa toimittajilleen. Kun lasku on vastaanotettu, velkasumma kirjataan, mikä nostaa luottosaldoa.
Laskun maksamisen jälkeen summa kirjataan veloitukseksi. siten alentamalla luottotase uudelleen. Yhteenvetona voidaan todeta, että mitä korkeampi ostovelka, sitä korkeampi sen luottotase on, ja mitä pienempi ostovelka, sitä pienempi on sen saldo.
Ostovelat
Ostovelat näyttävät olevan helppo tehtävä, mutta se edellyttää laskujen tarkkaa tarkastusta, koska pienimmätkin virheet voivat aiheuttaa yritykselle valtavia tappioita. Itse asiassa kaikkien yritysten, etenkin suurten ja pitkäaikaisten yritysten, on otettava käyttöön automaattinen ostovelajärjestelmä varmistaakseen, että seuraava prosessi suoritetaan oikein.
1. Laskun kuitti
Ensimmäinen vaihe on laskun vastaanottaminen, joka voidaan tehdä eri kanavilla, kuten sähköpostilla, faksilla tai kuriirilla.
2. Välittäminen oikealle henkilölle
Koska se voi saapua vain postitse tai yrityksen sähköpostitse, se on toimitettava edelleen asianomaiselle henkilölle, joka voi olla kirjanpitäjä Kirjanpitäjä. Kirjanpitäjällä on erittäin tärkeä rooli organisaatiossa riippumatta siitä, onko kyseessä monikansallinen yritys vai pieni yritys. , kotimainen. Kirjanpitäjä seuraa tarkasti yrityksen rahojen sisään- ja ulosvirtausta. Hän myös varmistaa, että kaikki rahoitustapahtumat ovat laillisia, oikeita, johtaja, kirjanpitäjä Kirjanpitäjä Kirjanpitäjän ensisijainen tehtävä on ylläpitää ja tallentaa yrityksen päivittäiset taloudelliset tapahtumat. . Kirjanpitäjä on vastuussa yrityksen rahoitustapahtumien, kuten ostot, kulut, myyntitulot, laskut ja maksut, kirjaamisesta ja ylläpidosta. , tai ostoreskontran asiantuntija, jos sellainen on.
3. Yksityiskohtien syöttäminen
Kun se saapuu oikean henkilön käsiin, laskun tiedot syötetään sitten tiedostoon, kuten laskentataulukkoon, joka tallennetaan.
4. Laskujen hyväksyminen
Laskujen hyväksyminen on erittäin tärkeää. Ihannetapauksessa jokaisen laskun tulisi ennen maksujen suorittamista käydä läpi tiukka tarkistus sen varmistamiseksi, että kaikki merkinnät ovat oikeita. Itse asiassa on useita seikkoja, jotka on tarkistettava erikseen, mukaan lukien:
- Kustannusten tai yrityksen antaman ostotilauksen ennakkohyväksyntä
- Ennen maksua ostettujen tavaroiden saapuminen on suoritettava
- Laskun yksinäisyys
- Sopimukset toimittajien kanssa
5. Tarkastusten myöntäminen
Kun vaiheet on suoritettu ja lasku on vahvistettu, kirjanpitäjä luo sekit ja määrittelee kustakin sekistä maksettavan summan. Ne on sinetöity kirjekuoriin, merkitty asianmukaisilla osoitteilla ja lähetetty vastaanottajille.
Yllä olevat vaiheet ovat manuaalisen ostovelan järjestelmässä. Automaattinen järjestelmä on erittäin suositeltava, koska se on erittäin tylsää ja aikaa vievää, ja virheiden todennäköisyys on suuri.
Hyvin hoidetun ostoreskontran ominaisuudet
Tarkka ostoprosessi johtaa tarkkoihin tilinpäätöksiin, jotka viime kädessä johtavat yrityksen menestykseen. Hyvin hoidetulla ostoreskontrolla on seuraavat ominaisuudet.
- Lailliset laskut käsitellään paitsi tarkasti, myös oikea-aikaisesti.
- Laskut kirjataan oikeille tileille.
- Käsittelemättömät kulut oikaistaan.
Liittyvät lukemat
Toivomme, että olet lukenut Finance-oppaan maksujen kirjaamisesta kirjanpitoon. Finance on maailmanlaajuisen finanssimallinnus- ja arvostusanalyytikon (FMVA) ™ virallinen toimittaja. FMVA®-sertifiointi . Voit jatkaa urasi etenemistä alla olevista lisärahoitusresursseista:
- Taloudellisen kirjanpidon teoria Taloudellisen kirjanpidon teoria Taloudellisen kirjanpidon teoria selittää kirjanpidon taustalla olevan "miksi" - syyt siihen, miksi liiketoimista raportoidaan tietyillä tavoilla. Tämä opas auttaa sinua ymmärtämään taloudellisen kirjanpidon teorian pääperiaatteet
- Päiväkirjamerkinnät Opas Päiväkirjamerkinnät Opaspäiväkirjamerkinnät ovat kirjanpidon rakennuspalikoita raportoinnista päiväkirjakirjausten tarkastamiseen (jotka koostuvat veloista ja hyvityksistä). Ilman asianmukaisia päiväkirjamerkintöjä yritysten tilinpäätös olisi epätarkka ja täydellinen sotku.
- Tase-erien ennustaminen Tase-erien ennustaminen Tase-rivikohtien ennustaminen käsittää käyttöpääoman, osto- ja myyntitulojen, vieraan pääoman ja nettotulojen analysoinnin. Tämä opas kertoo kuinka lasketaan
- T-tiliopas T-tiliopas T-tilejä käytetään kirjanpidossa velkojen ja hyvitysten seuraamiseen ja tilinpäätöksen laatimiseen. Se on visuaalinen esitys yksittäisistä tileistä, joka näyttää T-kirjaimelta, jolloin kaikki tilin lisäykset ja vähennykset (veloitukset ja hyvitykset) ovat helposti seurattavissa ja visuaalisesti esillä. Tämä T-tilien opas antaa sinulle esimerkkejä siitä, miten ne toimivat ja miten niitä käytetään.
