Aina kun yritys on mukana rahoitustapahtumassa, syntyy paperirata. Tätä kirjanpitoa kutsutaan kirjanpidossa lähdeasiakirjaksi. Riippumatta siitä, onko sekit kirjoitettu maksettavaksi, myyntitodistukset kuittien tuottamiseksi, toimittajat lähettävät laskut tai lasketaan työajat työntekijän tuntilomakkeelle - kaikki vastaavat asiakirjat ovat lähtöasiakirjoja.
Lähdeasiakirjojen merkitys
Lähdeasiakirjat ovat ennen kaikkea tärkeitä kirjanpito- ja kirjanpitoprosessille. Taloushallinnon teoria Taloudellinen laskentateoria selittää kirjanpidon "miksi" - syyt siihen, miksi liiketoimista raportoidaan tietyillä tavoilla. Tämä opas auttaa sinua ymmärtämään taloudellisen kirjanpidon teorian pääperiaatteet, koska ne toimivat fyysisenä todisteena siitä, että finanssitransaktio todella tapahtui. Nykyään näiden asiakirjojen ei välttämättä tarvitse olla fyysinen paperiversio - ne voivat olla sähköinen vahvistusmuoto.
Lisäksi lähtöasiakirjat ovat myös välttämättömiä tarkastusprosessissa. Kun yrityksille tehdään tilintarkastus, tilintarkastajan pääsy selkeään ja helposti saatavissa olevaan paperitapahtumaan kaikista liiketoimista parantaa tarkastuksen yleistä laillisuutta ja riippumattomuutta. Vahvistaakseen yrityksen yksittäisten tilien saldojen tarkkuuden tilintarkastajat tarvitsevat täydellisen pääsyn kaikkiin asiakirjoihin. Kaiken kaikkiaan yrityksen sujuvuuden lisäämiseksi ja avoimuuden lisäämiseksi kaikki sen lähdeasiakirjat tulisi säilyttää ja tallentaa myöhempää tarvetta varten.
Lähdeasiakirjojen yleiset tyypit
Lähdeasiakirja sisältää yksinkertaisimmassa muodossaan yleensä seuraavat tiedot:
- Tapahtuman päivämäärä
- Kaupan kokonaismäärä
- Tapahtuman kuvaus
- Yksi tai useampi valtuuttava allekirjoitus
Yleisimmät asiakirjat ovat:
- Tarkastukset
- Laskut
- Kuitit
- Hyvityslaskut
- Työntekijän aikakortit
- Talletusluettelot
- Tilaukset
Asiakirjojen tallennus
Kaikki lähdeasiakirjoilla tuotetut tiedot on kirjattava asianmukaisesti joko yrityksen päiväkirjaan, kirjanpito-ohjelmistoon tai talouskirjoihin. Ensimmäisen tallennuksen jälkeen kaikki asiakirjat tulisi säilyttää ja järjestää tiedostoiksi ja laittaa järjestelmään, jotta ne voidaan hakea milloin tahansa. On myös tärkeää tehdä pöytäkirja yleisistä sisäisen valvonnan menettelyistä Rikostekninen tarkastusopas Rikostarkastus on yksityiskohtainen tilintarkastus yrityksen kirjanpidosta, jota käytetään tuomioistuimessa oikeudenkäynnissä. Kirjanpitäjät, asianajajat ja rahoitusalan ammattilaiset ovat kaikki mukana. Tällaisessa tarkastuksessa he etsivät korruptiota, eturistiriitoja, lahjontaa, kiristystä, varojen väärinkäyttöä, rahoituspetoksia ja määrittelevät kuka yrityksessä voi saada ja valtuuttaa maksuja, tilauksia ja muita liiketoimia.
Lähdeasiakirjojen omaperäisyys
Lähtöasiakirjojen valokopiot ovat suurimmaksi osaksi laillisesti sallittuja. Yhdysvaltain sisäisen tarkastuspalvelun (IRS) mukaan niin kauan kuin nämä valokopiot ovat täydellisiä, luettavia ja tarkkoja alkuperäisen asiakirjan esityksiä, ne ovat oikeudellisesti hyväksyttäviä. Vastaavasti Kanadan verovirasto (CRA) hyväksyy skannatut asiakirjat, kunhan tietueet tuotetaan ja säilytetään paperimuodossa tai tallennetaan sähköisesti saatavissa ja luettavassa muodossa. Vaikka näiden asiakirjojen järjestäminen ja arkistointi voi olla työlästä, ylimääräisen ajan käyttäminen paperiradan kunnolliseen ylläpitoon ja helpon tavan luoda pääsy näihin asiakirjoihin voi johtaa valtavaan ajansäästöön tulevaisuudessa ja varmistaa myös suuremman avoimuuden.
Lisäresurssit
Alla on useita ilmaisia rahoitusresursseja, jotka auttavat sinua edistämään taloudellista urasi.
- Tuloverojen kirjanpito Tuloverojen kirjanpito Tuloverot ja niiden kirjanpito on yrityksen rahoituksen avainalue. Käsitteellinen käsitys tuloverojen kirjanpidosta antaa yritykselle mahdollisuuden ylläpitää taloudellista joustavuutta. Verot ovat monimutkainen kenttä, jota on helppo selata, ja hämmentää usein jopa taitavimpia finanssianalyytikkoja.
- Tilinpäätöksen analyysi Tilinpäätöksen analyysi Kuinka tehdä tilinpäätöksen analyysi. Tämä opas opettaa sinua suorittamaan tuloslaskelman, taseen ja kassavirtalaskelman analyysin, mukaan lukien marginaalit, suhteet, kasvu, likviditeetti, vipuvaikutus, tuottoprosentit ja kannattavuus.
- Taloudellisen kirjanpidon teoria Taloudellisen kirjanpidon teoria Taloudellisen kirjanpidon teoria selittää kirjanpidon taustalla olevan "miksi" - syyt siihen, miksi liiketoimista raportoidaan tietyillä tavoilla. Tämä opas auttaa sinua ymmärtämään taloudellisen kirjanpidon teorian pääperiaatteet
- Myytyjen tavaroiden kustannukset Kirjanpito-oppaamme ja resurssimme ovat itseopiskeluoppaita kirjanpidon ja rahoituksen oppimiseksi omaan tahtiisi. Selaa satoja oppaita ja resursseja.
