Kokouspöytäkirjat ovat muistiinpanoja, jotka tallennetaan kokouksen aikana. Ne korostavat keskustelunaiheita, ehdotettuja tai äänestettyjä ehdotuksia ja toteutettavia toimia. Kokouksen pöytäkirjan tekee yleensä ryhmän nimetty jäsen. Heidän tehtävänään on antaa tarkka muistio kokouksen aikana tapahtuneesta.
Kokouksen pöytäkirjojen tallentamiseen liittyvät vaiheet
Kokouksen pöytäkirjojen kirjaamisessa on viisi päävaihetta. He ovat:
- Esisuunnittelu
- Levyjen ottaminen
- Pöytäkirjojen kirjoittaminen tai transkriptio
- Jaetaan kokouspöytäkirjaa
- Pöytäkirjojen tallentaminen tai tallentaminen myöhempää käyttöä varten
Esisuunnittelu
Jos kokous on suunniteltu hyvin etukäteen, pöytäkirjojen ottaminen on paljon helpompaa. Siitä huolimatta puheenjohtaja toimitusjohtaja Toimitusjohtaja, lyhenne sanoista toimitusjohtaja, on yrityksen tai organisaation korkeimman tason henkilö. Toimitusjohtaja on vastuussa organisaation yleisestä menestyksestä ja ylimmän johdon päätösten tekemisestä. Lue työnkuvaus, ja sihteerin tai pöytäkirjan pitäisivät yhdessä määrittää kokouksen esityslista etukäteen. Esimerkiksi pöytäkirjaa tallentava henkilö voisi yhdessä puheenjohtajan kanssa laatia asiakirjan, joka toimii esityslistana ja antaa kokouksen muodon.
Kokouksen esityslista
Jos puheenjohtajan ja sihteerin ei ole mahdollista kokoontua ja laatia luonnos, sihteerin tehtävänä on saada kopio esityslistasta ennen kokouksen alkua. Kokouksen esityslista on opas muistiinpanojen tekemiseen ja pöytäkirjan valmisteluun. Lisäksi esityslistalla on muita yksityiskohtia, jotka on sisällytettävä pöytäkirjaan. Ne sisältävät:
- Kaikkien läsnä olevien jäsenten nimet - mukaan lukien vieraat ja puhujat
- Asiakirjat, jotka voidaan jakaa kokouksen edetessä, kuten kopiot luettelosta ehdotuksista, joista äänestetään
Odotukset
Kun henkilö valitaan pöytäkirjaksi, on tärkeää, että hän tietää, mitä heiltä odotetaan. Siksi henkilön tulisi ottaa yhteyttä valiokunnan puheenjohtajaan ja kysyä, mikä heidän roolinsa kokouksessa tulee olemaan. Esimerkiksi, jos kokoukseen sisältyy ehdotusten tekeminen valtakirjalla Äänestysvaltuutuksella tarkoitetaan äänioikeuden delegointia edustajalle alkuperäisen äänestyksen haltijan puolesta. Äänestysvaltuuden saanut puolue tunnetaan valtakirjana ja alkuperäinen äänenhaltija päämiehenä. Käsite on tärkeä rahoitusmarkkinoilla ja erityisesti julkisten yhtiöiden kanssa, nimitetyn jäsenen tulisi tiedustella, pitäisikö hänen sisällyttää ehdotuksia ehdokkaiden ja lähettäjien nimet.
Mitä sisällyttää kokouspöytäkirjaan
Ennen kuin tallennat mitään yksityiskohtia, nimitetyn minuuttitallentimen tulisi tutustua tallennettavien tietojen tyyppiin. Ryhmä voi käyttää tiettyä muotoa muistiinpanojen tallentamiseen, mutta kokouspöytäkirjassa on yleensä seuraavat tiedot:
- Päivämäärä ja kellonaika, jolloin kokous tapahtui
- Osallistujien ja poissa olevien osallistujien nimet
- Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen tai siihen tehdyt muutokset
- Kutakin esityslistakohtaa koskevat päätökset, kuten:
- Toteutetut tai sovitut toimet
- Seuraavat vaiheet
- Vaalien tulokset Suora äänestys Suora äänestys, joka tunnetaan yleisesti lakisääteisenä äänestyksenä, on yritysäänestysjärjestelmä, jota voidaan käyttää valitsemaan johtajia tai äänestämään tärkeistä asioista.
- Hyväksytyt tai hylätyt ehdotukset
- Uusi liike
- Seuraavan kokouksen päivämäärä ja kellonaika
Kokouspöytäkirjojen kirjoittamisen prosessi
Kun kokous päättyy, henkilön, jonka tehtävänä on kirjoittaa pöytäkirja, on saatava kaikki tarvittavat resurssit pöytäkirjan kirjoittamiseen selkeällä, edustavalla tavalla. Tässä on joitain harkittavia vinkkejä:
- Kun kokous on päättynyt, älä vie liian kauan pöytäkirjan kirjoittamista. Tällä tavoin kaikki kokouksessa tapahtunut on edelleen mielessäsi tuoretta.
- Tarkista aiemmin luotu luonnos ja tee tarvittavat muutokset. Tähän voi sisältyä lisätietojen lisääminen tai joidenkin esiin nostettujen ongelmien selventäminen. Tarkista myös, että kaikki tuomiot, toimet ja esitykset on kirjattu selvästi.
- Tarkista pöytäkirja ja varmista, että se on lyhyt mutta selkeä.
Kokouspöytäkirjan jakaminen
Kun sihteeri on saanut pöytäkirjan valmiiksi, hänen on tarkoitus jakaa se ryhmän jäsenten kanssa. Ne voidaan jakaa verkossa tai pilven kautta. Ottaen huomioon, että pöytäkirjat ja muun tyyppiset asiakirjat voivat vaatia paljon paperityötä, voi olla parempi käyttää paperitonta jakamistapaa.
Esimerkiksi, jos minuuttitallennin dokumentoi pöytäkirjat Microsoft Wordilla, joka ei tarjoa jakamista verkossa, he saattavat harkita Google-dokumenttien käyttöä, joka tarjoaa tavan jakaa asiakirjoja verkossa muiden käyttäjien kanssa.
Tallentimen on myös tarkoitus tallentaa kopio kokouksen pöytäkirjasta myöhempää käyttöä varten. Suurin osa yrityksistä tallentaa minuuttinsa verkossa - joko Google Docsissa tai OneDriveessa.
Avain takeaway
Kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä, koska niitä käytetään kokouksen aikana esiin tulleiden keskeisten asioiden dokumentointiin. Esimerkiksi tehokkaissa pöytäkirjoissa voidaan ilmaista lähestymistavat, joita ehdotettiin tietyn ongelman ratkaisemiseksi, ja tärkein syy, miksi jäsenet valitsevat yhden menetelmän toisen sijaan.
Kokouksen pöytäkirja voidaan tallentaa manuaalisesti tai elektronisella laitteella, kuten kannettavalla tietokoneella tai iPadilla. Kokouksen jälkeen tallennin tarkistaa pöytäkirjan ja tekee tarvittaessa muutoksia. Kokouspöytäkirja jaetaan sitten ryhmän osallistujille. Jakelun lisäksi pöytäkirjat tallennetaan myös myöhempää tarvetta varten.
Sapluuna
Lisää resursseja
Rahoitus on virallinen rahoitusmallinnus- ja arvostusanalyytikon (FMVA) ™ FMVA® -sertifiointi. Liity 350 600+ opiskelijaan, jotka työskentelevät Amazonin, J.P.Morganin ja Ferrarin sertifiointiohjelmissa.
Jotta voisit oppia ja kehittää taloudellisen analyysin tietosi, suosittelemme alla olevia lisärahoitusresursseja:
- Toiminnan oppiminen Toiminnan oppiminen Toiminnan oppiminen on prosessi luovien ratkaisujen kehittämiseksi yksilöiden, ihmisryhmien ja yritysten monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseksi
- Yritysstrategia Yritysstrategia Yritysstrategiassa keskitytään siihen, miten hallita resursseja, riskejä ja tuottoa yrityksessä, sen sijaan, että katsottaisiin kilpailuetuja liiketoimintastrategiassa
- Johtamistaidot Johtamistaidot Hallinnointitaidot voidaan määritellä tietyiksi ominaisuuksiksi tai kyvyksi, jotka johtajalla tulisi olla tiettyjen tehtävien hoitamiseksi
- Julkinen puhuminen Julkinen puhuminen Julkinen puhuminen, jota kutsutaan myös oraatioksi tai oraatioksi, on prosessi tiedon välittämiseksi elävälle yleisölle. Tiedon tyyppi on tarkoituksellisesti jäsennelty tiedottamaan, suostuttelemaan ja viihdyttämään. Suuri julkinen puhuminen koostuu kolmesta osasta: Tyyli: Rakennettu mestarillisesti luomiseen sanojen avulla
